Sekretaris (Kontrak)

KEBUTUHAN KOMPETENSI

1. Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

2. Memperhatikan detail dalam dokumen, jadwal, notulen, dan administrasi

3. Memiliki kemampuan untuk mengatur jadwal, menentukan prioritas, dan menyelesaikan banyak tugas sesuai waktu yang ditentukan.

4. Memiliki kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tertulis dengan sopan, jelas, dan profesional kepada pimpinan, rekan kerja, maupun pihak eksternal.

5. Mampu mengelola Perjalanan Dinas (Tiket, Hotel, Itinerary)

6. Mampu berkomunikasi secara aktif dalam bahasa Inggris (tingkat bahasa Inggris bisnis)

1. Melakukan pemesanan tiket transportasi domestik dan internasional meliputi pesawat, kereta api, dan Kereta Cepat Whoosh, serta memastikan seluruh detail pemesanan (nama, tanggal, rute, dan jadwal) sudah akurat.

2. Melakukan pemesanan hotel sesuai itinerary pengguna, memastikan ketepatan tanggal menginap, lokasi hotel, serta durasi masa tinggal.

3. Menangani proses klaim dan reimbursement melalui sistem perusahaan sesuai dengan prosedur dan kelengkapan dokumen yang ditetapkan, serta memastikan dana reimbursement diterima oleh pemohon dengan benar.

4. Mengelola proses administrasi sewa apartemen baru dan perpanjangan sewa, termasuk pengumpulan dokumen, koordinasi dengan pihak terkait, dan pemenuhan seluruh persyaratan administratif.

5. Menangani proses administrasi kedatangan (transfer in) dan kepulangan (transfer out) ekspatriat Jepang, termasuk koordinasi dengan pihak internal dan eksternal serta memastikan dokumen lengkap dan akurat.

6. Mengelola administrasi Japanese Expat Golf Membership, meliputi pendaftaran, perpanjangan, serah terima keanggotaan, pemantauan masa berlaku, serta penagihan biaya keanggotaan tahunan.

7. Melakukan koordinasi secara aktif dengan pihak internal dan eksternal (travel agent, hotel, apartemen, vendor, dan pihak terkait lainnya) guna memastikan seluruh proses berjalan lancar dan tepat waktu.

8. Mengelola administrasi perkantoran yang meliputi surat menyurat, dokumen, dan kearsipan baik secara manual maupun digital.

1. Minimum Pendidikan D3 (Administrasi Perkantoran, Sekretaris, atau sejenisnya)

2. Memiliki pengalaman kerja kurang lebih 1 Tahun sebagai Sekretaris atau Personal Assistant